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支払いグループって何ですか？

※ こちらのページは、スペースを利用される方向けのページです。

 

支払いグループとは

管理者によって作成された「支払いグループ」に社員が所属することで、管理者がグループ内の支払い方法・予約の一括管理が可能になる機能です。

立替精算が面倒、メンバーの予約を一括管理したい、といったご要望にお応えした便利機能です。

 

支払いグループ活用のメリット

  • 支払方法の一括管理
    • 請求書払い（Paid）のアカウント、クレジットカード情報などの共有
  • 予約の一括管理
    • 予約に関する通知受取
    • 予約詳細確認
    • 領収書発行
  • 利用制限
    • 利用可能な会場タイプの指定
    • 一人あたりの利用上限額の設定
  • グループ所属時にクーポンプレゼント
    • 全スペースで使用できる10%オフクーポンを発行 

 

利用の流れ

  1. 管理者：担当者情報・会社情報の登録
  2. 管理者：支払い方法の登録
  3. 管理者：支払いグループの作成
  4. 管理者：支払いグループに社員を招待
  5. 社員：支払いグループへ所属
  6. 社員：支払いグループを選択して予約
  7. 管理者：予約管理

 

 

管理者

支払いグループの作成、グループ内の支払い方法・予約の一括管理が可能です。

支払いグループに所属する社員がスペースを予約した場合、管理者も予約の通知を受け取ることができ、管理者のアカウントから予約詳細の確認、領収書をダウンロードなどが可能です。

 

担当者情報・会社情報の登録

  1. マイページ左メニュー「会社情報の編集」をクリック
  2. 担当者情報（氏名、部署・支店名）、会社情報（会社名・屋号、電話番号）を入力
  3. 「登録する」をクリック

 

 

支払い方法の登録

支払いグループに所属する社員に共有する支払い方法を登録します。

既に請求書払い（Paid）が利用可能な状態である場合や、クレジットカードを登録している場合は、支払いグループの作成時に支払い方法として設定することが可能です。

 

請求書払い（Paid）登録申請の流れ

  1. マイページ左メニュー「アカウント設定＞請求書払い（Paid）」から登録申請を行う
  2. 【3営業日以内（最短即日）】に、審査結果が株式会社ラクーンフィナンシャル（Paid運営会社）からメールにて通知される
    審査に通過すると、ご予約の支払方法選択時に請求書払いが選択可能となる
    ※審査に通過しなかった場合は、再度登録申請を行なってください

　詳しくはこちら：ヘルプページ 請求書払い（Paid）について

 

クレジットカードの登録

マイページ左メニュー「アカウント設定＞クレジットカード登録」よりご登録いただけます。

同ページにて、登録済みのクレジットカードを削除することも可能です。

 

 

支払いグループの作成

  1. マイページ左メニュー「支払いグループ＞グループ作成・管理」をクリック
  2. 「＋グループを作成」をクリック
  3. グループ名、領収書の宛名を入力
  4. 支払方法の設定
    • クレジットカード、請求書払い（Paid）を選択
  5. 利用できる会場タイプの設定
    • 「すべてを許可する」もしくは「一部許可する」を選択
      • 「一部許可する」を選択した場合
        支払いグループに所属した社員は、指定された会場タイプのスペースのみ予約可能
  6. 一人あたりの利用上限設定
    • 「制限なし」もしくは「上限を設定する」を選択
      • 「上限を設定する」を選択した場合
        スペースを利用する月単位の上限金額の設定が可能
  7. 利用設定
    • 「このグループを利用可能に設定する」にチェックを入れる
  8. 「グループを作成する」をクリック

 

編集方法

  1. マイページ左メニュー「支払いグループ＞グループ作成・管理」をクリック
  2. 編集するグループの「詳細」をクリック
  3. 「グループ編集」をクリック
  4. 内容の編集後、画面下部「保存する」をクリック

 

 

支払いグループに社員を招待

  1. マイページ左メニュー「支払いグループ＞グループ作成・管理」をクリック
  2. グループ一覧の該当グループの「詳細」をクリック
  3. 社員一覧をクリック
  4. 社員の招待欄にメールアドレスを入力し、「送信」をクリック

招待した社員が支払いグループに所属すると、管理者に下記件名のメールが配信されます。

　件名：{氏名}様が、{グループ名}に所属しました [インスタベース]

 

個別設定

社員個別に、利用上限金額や利用可否を設定することが可能です。

「個別に上限を設定する」で設定した上限金額は、支払いグループに設定された一人あたりの上限金額よりも優先して適用されます。

  1. マイページ左メニュー「支払いグループ＞グループ作成・管理」をクリック
  2. 編集するグループの「詳細」をクリック
  3. 「社員一覧」をクリック
  4. 個別の上限設定
    • 「個別に上限を設定する」を選択し、上限金額を入力
  5. 利用設定
    • 利用不可にする場合は「利用可能に設定する」のチェックを外す
  6. 「保存する」をクリック

 

 

予約管理

予約に関する通知受け取り

支払いグループに所属する社員がスペースを予約した場合、予約確定時などの通知メールが社員と管理者へ配信されます。

 

社員の予約の詳細確認・キャンセル、領収書発行

  1. マイページ左メニュー「支払いグループ＞グループ作成・管理」をクリック
  2. 該当グループの「詳細」をクリック
  3. 対象予約の「予約詳細」をクリック
  4. 予約詳細を確認
    • 予約内容、管理者への報告内容の確認
    • 領収書発行
      予約確定後から領収書のダウンロードが可能
    • 予約キャンセル
      ※各スペースに設定されているキャンセルポリシーに基づきキャンセル料金が発生します
      キャンセルポリシーに同意の上で予約をキャンセルしてください

 

 

社員

管理者から招待された支払いグループに所属することができます。

予約の支払い方法選択時に「支払いグループ」を選択することで、共有されている支払い方法を使用でき、支払いグループの管理者によって予約の詳細確認・キャンセル、領収書発行が可能になります。

 

支払いグループへ所属

管理者が社員を招待すると、下記件名のメールが招待された社員に送信されます。

　件名：管理者の{氏名}様よりインスタベースに招待されました [インスタベース]
  1. メールに記載のURLをクリック
  2. アカウントの新規登録、もしくはログイン
  3. 「所属する」をクリック

グループの所属を解除する場合は、所属している支払いグループの詳細から「グループの所属を解除」をクリックし所属を解除してください。

 

支払いグループを選択して予約

予約時に支払いグループを選択

スペースの予約時に、所属している支払いグループと支払い方法を選択し、スペースを予約することができます。

 

管理者への報告

スペースの予約時に、利用目的等を支払いグループの管理者に報告することができます。
また、予約後に、マイページ内「予約詳細」の「管理者への報告」から報告内容の編集が可能です。

 

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