※ こちらのページは、スペースを掲載される方向けのページです。
「ダブルブッキングになったらお客様にご迷惑をかけてしまうので不安です。」
そのような方々に、ダブルブッキングを防止するヒントをご紹介します。
Google カレンダーを連携する
ダブルブッキングを防ぐには、何よりも「常に正確な空室状況が自動で更新されている状態」が重要なポイントとなります。
手動で空室状況を更新することも可能ですが、手間と対応コストが掛かってしまうので「自動更新」を実現することが、対応コストの削減に繋がります。
インスタベースが提供している【Google カレンダーの連携機能】では、インスタベース経由の予約とGoogle カレンダーに作成された予約（予定）が相互に反映されるため、空室管理の自動化が可能となります。
「正確な空室状況が更新されている状態」にすることで、ダブルブッキングの不安を解消すると共に、サイト内の検索順位を決定する上で重要な要素となっている「承認率」の大幅な向上も見込めます。
▼スペースページ
▼管理画面
空室管理にお困りの場合は、ぜひGoogle カレンダーの連携をご検討ください。
■ Google カレンダーの連携手順
1. 管理画面内「Google アカウント設定」の「Google アカウントと連携」をクリックし、該当するGoogle アカウントと連携する
2. Google アカウントの連携後、「スペース別設定」をクリック
3. カレンダー設定の項目で連携するマイカレンダー・メールアドレスを選択し、「設定を保存」をクリック
※ 連携手順の詳細はこちら
利用不可日時を設定する
Google カレンダーを使っていない場合にも、管理画面内「利用不可日時」より利用ができない日程を「利用不可」として設定することができます。
年末年始やゴールデンウィーク、夏季休業などでスペースの貸し出しができない場合には、事前に利用不可日時を設定することで、特定期間・日時をブロック（満室の状態）することが可能です。
他サイトや自社で予約を受付けたタイミングで利用不可日時を設定することが難しい場合には、1日1回の頻度で利用不可日時を設定するのは、いかがでしょうか？
■ 利用不可日時の設定手順
1. 管理画面内「利用不可日時」をクリックし、施設を選択
2. 画面右上「利用不可日時の追加」をクリック
3. 対象スペース、開始日時、終了日時を指定し、「保存」をクリック
準備・清掃時間を設定する
お客様の入れ替わりの際にトラブルが発生したことや、設営・清掃時間のために予約と予約の間隔を空けているスペース掲載者様もいらっしゃるのではないでしょうか？
インスタベースでは、スペース毎に予約の前後を「準備・清掃時間」として自動的にブロックする設定をご用意しています。
※ 利用日前後30分は固定となります
■ 準備・清掃時間の設定手順
- 管理画面にログイン
- 左メニュー「スペース一覧」をクリック
- 該当スペースの「編集」をクリック
- 「予約受付・キャンセルポリシー」の「編集する」をクリック
- 「予約時間の前後を準備・掃除時間としてブロック（利用不可の状態）しますか？」を設定し、画面内下部「この設定で申請を送る」をクリック
注意事項の記載を充実させる
インスタベースでは、予約・予約リクエストの際に、利用用途の詳細を明記するようスペース利用者様に案内していますが、明確な利用用途を確認する前に予約が確定してしまう場合もあります。
そのため、注意事項欄に利用できない利用用途やスペースの使い方を明記すると共に、ルール違反の恐れがあると判断した場合は、予約確定後にキャンセルさせていただく可能性がある旨を記載することがトラブルの防止に繋がります。
以下、記載内容の一例となります。
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■ 注意事項
・アルコール飲料の持込は禁止となっております。
・ビルのエントランスなど、共有部分で大声を出す行為は禁止となっております。
・ご利用用途の詳細が不鮮明の場合には、メッセージやお電話で確認させていただく場合がございます。
・詳細を確認した上で、ルール違反の恐れがあると判断した場合には、予約確定後にキャンセルさせていただく場合がございます。予めご了承ください。
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安心して予約を受け付けるためにも、注意事項を充実させましょう。
■ 注意事項の変更手順